Como preencher um formulário PDF sem imprimir

Você recebe um formulário por e-mail. Pode ser uma ficha de inscrição, uma candidatura a emprego, um documento da escola ou uma autorização que precisa entregar ainda hoje. Você abre o arquivo e vê várias linhas em branco para preencher com seu nome, endereço e outros dados. Até aí, tudo normal. O problema aparece quando você tenta digitar e nada acontece.

Talvez você ache que vai precisar imprimir, preencher à caneta e depois escanear. Mas muitos formulários podem ser preenchidos diretamente pelo computador ou celular, sem precisar procurar uma impressora. O primeiro passo é descobrir que tipo de formulário você recebeu.

Por que dá para escrever em alguns formulários e em outros não?

Existem PDFs preparados especialmente para serem preenchidos. Quando você clica no espaço reservado ao nome, o cursor aparece e você pode digitar. O mesmo acontece com caixas de seleção ou menus para escolher uma resposta.

Outros documentos só têm aparência de formulário. Você vê as linhas, os quadros e as perguntas, mas não consegue digitar dentro deles porque ninguém preparou esses espaços para receber informações.

Pense em uma folha impressa com uma linha que diz “Nome: __________”. O fato de você enxergar essa linha na tela não significa que o computador saiba onde deve escrever. Para você é óbvio, mas o documento precisa ter um campo preparado para isso. A boa notícia é que existem ferramentas capazes de adicionar esses campos.

Como preencher um formulário que já permite digitar?

Vamos ver como fazer com o Editor de PDF do F. J. Levin Labs, gratuito e sem precisar criar uma conta.

Primeiro, abra o aplicativo e escolha Ler. Toque em Escolher arquivo e procure o formulário que recebeu. Quando ele aparecer, clique no primeiro espaço destinado aos seus dados. Se for um campo preparado, você poderá digitar diretamente. Continue com os demais e marque as caixas correspondentes.

Se estiver no celular, toque no campo que deseja preencher. Dependendo do que ele pedir, pode aparecer o teclado normal, o numérico ou um teclado próprio para digitar um endereço de e-mail.

Antes de terminar, confira tudo o que escreveu. Preste atenção especial aos números de documentos, telefones, datas e endereços: um número errado pode causar mais problemas do que uma palavra escrita incorretamente.

Quando estiver tudo certo, toque em Baixar para obter uma cópia do PDF com seus dados. Abra esse arquivo antes de enviá-lo. Não basta ter visto as respostas na tela: o importante é confirmar que elas também aparecem corretamente no documento que a outra pessoa receberá.

E se o formulário não deixar digitar?

Nesse caso, a situação muda um pouco. Se você clicar em uma linha e não aparecer nenhum lugar para escrever, provavelmente recebeu um formulário sem campos preenchíveis.

No editor do F. J. Levin Labs, você pode passar para o modo Editar e usar a ferramenta Formulário para criar esses campos. Por exemplo, pode colocar um campo de texto sobre a linha do nome, criar caixas de seleção ou uma lista de opções, caso o documento precise disso. O aplicativo também tem uma opção que identifica possíveis espaços de formulário em documentos com linhas e caixas; convém conferir essas sugestões antes de usá-las. Quando os campos estiverem prontos, você poderá testar o preenchimento e exportar o documento.

Mas vale uma observação: se você só precisa preencher uma ficha uma vez, talvez seja mais prático pedir uma versão preenchível a quem enviou o documento. Criar campos faz mais sentido quando várias pessoas vão utilizar o mesmo formulário.

O que vale conferir antes de enviar?

Reserve um momento para aqueles detalhes que costumam passar despercebidos. Um nome muito comprido pode ficar cortado em um campo pequeno. Uma data pode estar escrita em uma ordem diferente da solicitada. E algumas caixas permitem apenas uma resposta, mesmo que pareça possível marcar várias.

Atenção também aos documentos que exigem assinatura. Desenhar sua assinatura em um PDF nem sempre equivale a uma assinatura digital certificada. Se for um procedimento oficial, procure saber qual tipo de assinatura é exigido.

Evite também compartilhar formulários com dados pessoais por links públicos ou serviços cujas práticas de privacidade você desconhece.

Quando o documento estiver preenchido, revisado e salvo, só falta enviá-lo pelo meio indicado. Nem todos os formulários são igualmente fáceis de preencher, e alguns procedimentos têm regras próprias. Mas, para muitas tarefas do dia a dia, preencher um PDF pode ser tão simples quanto digitar, conferir e baixar. A impressora pode descansar por mais um dia.